Sekretaris profesi. Referensinya adalah

Banyak gadis bermimpi memulai karir dengan posisi sekretaris-referensi. Ini adalah keinginan yang sepenuhnya normal dan masuk akal. Hanya tidak semua orang berpikir tentang apa yang dibutuhkan untuk ini (kecuali untuk penampilan yang menarik). Tapi itu akan sia-sia. Toh, referensi itu bukan hanya "wajah cantik" di sebelah pemimpin. Sebaliknya, itu adalah "panduan" pada semua masalah: seorang gadis yang tahu segalanya dan cerdas yang menemukan jalan keluar dari situasi apa pun. Mari kita lihat lebih dekat.

Apa yang perlu Anda lakukan

Di organisasi mana pun, ada instruksi dari sekretaris-referensi. Ini berisi daftar (kadang-kadang rinci, kadang-kadang tidak terlalu) tugas resmi. Ini termasuk keterampilan. Seseorang yang beruntung mendapatkan pekerjaan seperti itu harus dapat berkomunikasi dengan klien, bernegosiasi (pribadi dan telepon), memilih dan mengatur materi, menyiapkan abstrak dan banyak lagi. Artinya, jelas bahwa orang ini harus memiliki banyak keterampilan. Spesifik tergantung pada arah perusahaan. Jadi, misalnya, seorang penasihat hukum diperlukan untuk memahami seluk-beluk hukum. Kebetulan posisi ini dikaitkan dengan kemampuan untuk menyelesaikan masalah organisasi. Dengan kata lain, rujukan adalah "tangan kanan" pemimpin. Dia selalu di sayap, dia harus tahu semua yang dibutuhkan bos untuk pekerjaannya.

Beberapa pertanyaan profesi "khusus"

Di sini perlu sedikit klarifikasi tentang apa yang biasanya "tersembunyi di balik layar". Karena rujukannya adalah orang yang paling sering berkomunikasi dengan bos, ia diharuskan memiliki beberapa kemampuan diplomatik. Mengapa? Sederhana saja: pemimpin (terutama tim besar) tidak punya waktu untuk berurusan dengan semua nuansa hubungan. Biasanya dia adalah pria yang bekerja. Ketika seseorang memiliki hari ulang tahun, siapa yang akan melahirkan, yang memiliki anak - ini menarik baginya hanya sehubungan dengan saat-saat bekerja. Semua "hal kecil" ini jatuh di pundak asisten sekretaris. Dia berkewajiban memberi tahu bos saat liburan untuk memberi tahu tentang ketegangan yang diciptakan dalam tim (jika itu layak untuk diperhatikan). Jadi ternyata, dulu asisten sekretaris sendiri yang harus mencari tahu, menyaring kelebihan, dan kemudian "memuat" manajer. Pekerjaan ini tidak mudah! Tapi ini dari bidang tugas informal.

Fungsi utama

Hampir semua pekerjaan kantoran jatuh ke tangan asisten sekretaris di perusahaan-perusahaan kecil. Sebagian besar. Artinya, Anda harus belajar menulis surat, mengatur dengan benar penerimaan dan pengiriman, pendaftaran, distribusi (jika ada) dan sebagainya. Jelas bahwa seseorang tidak dapat melakukannya tanpa pengetahuan yang sempurna tentang bahasa Rusia. Surat kesalahan adalah wajah manja perusahaan. Kadang-kadang diperlukan bahwa seseorang dengan pengetahuan bahasa asing bekerja di posisi ini. Selanjutnya, rujukan adalah orang yang menghubungkan karyawan perusahaan (atau departemennya) satu sama lain. Fungsinya termasuk distribusi arus informasi yang benar antara unit struktural yang bekerja pada satu hal besar. Rujukan adalah profesi yang agak rumit, karena kita harus mengingat banyak detail dan fakta. Semua ini diperlukan agar pemimpin merasa nyaman, tidak terganggu oleh hal-hal sepele dari garis utama.

Kualitas pribadi

Karena pekerjaan referensi didasarkan pada komunikasi, mereka memilih orang yang komunikatif dan tidak konflik untuk posisi tersebut. Di perusahaan mana pun, ini adalah pos "kunci". Orang yang menempatinya memiliki pengaruh besar pada pemimpin dan kolega. Karena itu, kesopanan sangat diperlukan. Juga, asisten sekretaris harus tepat waktu, pintar, bahkan kreatif. Seseorang harus dapat menemukan jalan keluar yang dapat diterima dari situasi apa pun. Peninjau pertama-tama berpikir tentang "wajah" majikannya, dan kemudian tentang dirinya sendiri. Tingkat tanggung jawab tidak hanya tinggi, tetapi global. Tidak semua orang bisa mengatasi beban seperti itu. Karena itu, Anda perlu berpikir hati-hati sebelum melamar posisi seperti itu. Asisten sekretaris di tempat kerja harus dapat menempatkan minatnya di latar belakang. Yang pertama - semua yang diperlukan bos untuk bekerja. Ngomong-ngomong, itulah sebabnya gadis yang paling sering menduduki posisi ini, karena merawat tetangga pada wanita ada dalam darah.

Informasi rahasia

Jelas bahwa dengan komunikasi yang begitu dekat, banyak fakta yang tidak boleh dipublikasikan akan diketahui oleh referen. Ini bukan hanya rahasia profesional dan rahasia dagang. Seringkali, sekretaris, sebagai teman dekat, dipercaya dan informasi pribadi. Apakah perlu disebutkan bahwa referensi diperlukan untuk dapat menyimpan informasi rahasia. Ini adalah salah satu keterampilan profesional utamanya.

Pendidikan apa yang dibutuhkan

Kepala mencoba untuk memilih referensi, berdasarkan arah kegiatan. Artinya, pelamar harus memiliki ijazah yang sesuai dengan pekerjaan perusahaan. Selain itu, orang-orang dengan pendidikan hukum sering dipilih untuk posisi ini. Ini nyaman jika Anda sering harus membuat kesepakatan, menyiapkan dokumen lain. Di antara persyaratan paling sederhana: kelancaran dalam semua program komputer (kantor), kemampuan untuk mencetak (dengan cepat dan kompeten). Karena referen sebenarnya adalah penasihat, Anda perlu memiliki keterampilan untuk menemukan informasi baik di Web maupun offline. Orang pintar dengan reaksi cepat lebih sering dibawa ke posisi seperti itu daripada pemegang ijazah "benar", yang tidak tahu bagaimana cara cepat menguasai situasi.

Tempat kerja

Posisi seperti itu sebagai rujukan sekretaris sekarang ada di hampir semua kantor. Seringkali hanya disebut seperti itu, dan seseorang melakukan berbagai fungsi. Itu semua tergantung pada ukuran perusahaan, tugas, jumlah karyawan. Di beberapa perusahaan, sekretaris juga melakukan fungsi akuntan, di lain - pengacara dan sebagainya. Ini adalah awal yang baik bagi seseorang yang mencari pertumbuhan karier. Untuk jangka waktu yang singkat, Anda dapat menguasai banyak keterampilan, menguasai berbagai profesi, yang terpenting adalah memahami pekerjaan perusahaan, "menyentuh" ​​semuanya dengan tangan Anda sendiri. Tetapi Anda harus “berputar” dengan sangat cepat. Karena banyak informasi harus diproses dalam mode kecepatan tinggi. Tetapi jika semuanya berhasil, maka pengetahuan yang diperoleh akan cukup untuk memulai pendakian independen ke garis yang Anda tetapkan untuk diri sendiri. Tapi ini sama sekali tidak perlu. Karena profesi referensi, jika Anda menganggapnya serius, itu menarik dalam dirinya sendiri. Dia tidak membiarkan

lari ke arah yang sempit, terus-menerus kuasai semua volume baru pengetahuan, tingkatkan.

Cara mendapatkan wawancara

Jika Anda memutuskan bahwa Anda akan mengatasi pekerjaan yang bertanggung jawab seperti itu, maka Anda harus mengirimkan resume untuk lowongan yang tersedia. Pastikan untuk memeriksa literasi jawaban. Ingatlah bahwa kesalahan pengejaan akan mengurangi peluang Anda menjadi nol segera. Gaya bisnis juga harus tertahan. Setiap kata-kata Anda akan ditimbang dan disengaja dengan hati-hati. Maka "cobaan" akan dimulai. Anda harus meluangkan waktu untuk membuktikan bahwa Anda akan dapat menjadi asisten yang layak bagi pemimpin. Setiap perusahaan memiliki metode sendiri. Namun, bersiap-siaplah karena Anda harus berbicara dengan berbagai pejabat, menyiapkan beberapa dokumen resmi, menjawab beberapa panggilan telepon. Anda juga harus memperhitungkan fakta bahwa penampilan Anda akan dikontrol dengan ketat. Artinya, mereka akan "memeriksa" dari ujung rambut sampai ujung kaki. Paling sering, Anda harus menunjukkan gaya bisnis pakaian (makeup, hairstyle). Juga tidak diinginkan untuk menggunakan aroma yang kuat. Pikirkan setiap hal kecil! Segala sesuatu di dalam Anda harus bijaksana, tetapi menarik. Kiat: tetap rendah hati, tetapi percaya diri. Jadilah cerdas, tetapi tidak sombong. Maka semuanya pasti akan berhasil!