Manajer kantor - siapa itu? Tugas manajer kantor

"Plankton", "manajer" - semua definisi yang tidak memihak ini berhubungan dengan pekerjaan pekerja kantor. Tapi apakah pekerjaan seperti itu sangat tidak berguna? Manajer kantor - siapa itu? Apa tanggung jawabnya?

Manajer kantor - siapa itu?

Profesi manajer kantor sering dikacaukan dengan profesi sekretaris. Tetapi masih ada perbedaan antara spesialisasi ini. Jadi, manajer kantor - siapa itu?

Manajer area ini adalah manajer kantor atau administrator. Ini mengatur pekerjaan kantor, menjadi tautan informatif penting antara karyawan dan atasan, klien dan karyawan, dll.

Semakin aktif aktivitas suatu organisasi, semakin banyak masalah dengan hal-hal kecil organisasi dan dokumentasi sehari-hari. Implementasi mereka dan menyediakan manajer kantor.

Dia memastikan bahwa semua dokumen saat ini, serta perintah dari atasannya, dieksekusi dengan baik. Pada saat yang sama, pesanan eksekutif harus dikomunikasikan kepada karyawan perusahaan tepat waktu, semua keluhan dari pengunjung harus diperhitungkan, dan proposal karyawan harus dikomunikasikan kepada pihak berwenang.

Dengan demikian, pekerjaan kantor, serta komunikasi di perusahaan sebagian jatuh di pundak manajer kantor.

Tempat kerja dan gaji

Manajer kantor diperlukan di perusahaan mana pun yang memiliki kantor, manajer, dan setidaknya beberapa karyawan. Dalam organisasi kecil, daftar tanggung jawab spesialis seperti itu jauh lebih kecil daripada, misalnya, dalam perusahaan besar. Di perusahaan besar mungkin ada beberapa manajer kantor, dan masing-masing ditugaskan ke departemennya sendiri.

Ternyata permintaan untuk spesialis seperti itu cukup tinggi dan, mungkin, akan terus tumbuh. Tetapi praktis tidak ada prospek karier. Terutama jika, selain manajemen kantor, seseorang tidak lagi memiliki profesi apa pun.

Karena kenyataan bahwa tugasnya tidak terlalu rumit, persaingan untuk satu pekerjaan, setidaknya di Rusia, cukup tinggi - 6 orang untuk lowongan. Pada saat yang sama, gaji rendah menurut standar modal - 27 ribu rubel.

Di ibukota budaya - St. Petersburg - gaji pekerja tersebut lebih rendah sekitar 5-7 ribu, dan persaingan jauh lebih tinggi. Semakin jauh ke pinggiran negara, semakin rendah gaji dan semakin banyak pelamar untuk posisi itu.

Kualitas pribadi yang diperlukan

Perintah yang diterima oleh manajer kantor, sebagai suatu peraturan, membutuhkan eksekusi yang mendesak dan cepat. Oleh karena itu, pemohon diperlukan, pertama-tama, ketekunan, kecepatan, dan ketepatan waktu. Memori dan konsentrasi yang baik juga penting.

Orang yang memegang posisi ini harus ramah dan mudah bergaul, karena dalam beberapa situasi ia bertindak sebagai perwakilan perusahaan di depan klien.

Manajer kantor harus memiliki pidato yang kompeten dan terstruktur secara logis, serta etika bisnis utama, karena ia sering terlibat dalam mengatur negosiasi bisnis dan rapat perusahaan.

Pengetahuan yang berguna, seperti nomor telepon tukang listrik yang baik atau layanan pengiriman makan siang, juga tidak akan terluka. Memang, di banyak perusahaan pesanan di kantor, serta rasa kenyang karyawan juga dikendalikan oleh manajer.

Keterampilan Manajer Kantor Esensial

1. Persyaratan pertama untuk karyawan semacam itu adalah pengetahuan yang baik tentang PC dan Internet. Jika, selain Word dan Excel, pelamar akan memiliki Photoshop atau Office Picker Manager, ini adalah alasan lain untuk mempekerjakannya, dan bukan orang lain.
2. Kecepatan cetak tinggi. Kemampuan mengetik teks dengan cepat adalah salah satu yang paling penting bagi manajer kantor.
3. Keterampilan dalam manajemen administrasi yang diperoleh dalam pekerjaan sebelumnya diperlukan jika seseorang mendapatkan pekerjaan di perusahaan besar.
4. Keterampilan dokumen. Dokumentasi adalah salah satu tanggung jawab utama dari jenis spesialis ini, sehingga pengetahuan dasar sangat diperlukan.
5. Percaya diri menggunakan peralatan kantor. Faks, printer, pemindai - semua ini harus dalam kompetensi manajer kantor.
6. Keterampilan komunikasi yang kompeten dan diplomatik. Manajer kantor tidak hanya harus berkomunikasi secara kompeten, ia harus dapat menyelesaikan situasi konflik, jika perlu.
7. Kemahiran dalam bahasa asing. Di perusahaan internasional besar, manajer kantor harus fasih berbahasa Inggris setidaknya dasar.

Ketentuan umum uraian pekerjaan

Posisi manajer kantor disetujui oleh CEO perusahaan. Dalam perusahaan yang berbeda, mungkin berbeda dalam beberapa hal, tetapi secara umum ketentuan utamanya tidak berubah. Anda perlu membiasakan diri dengan instruksi kerja sebelum menandatangani kontrak kerja, agar tidak mengeluh nanti bahwa memenuhi tugas-tugas tertentu bukan bagian dari rencana Anda.

Ketentuan umum dapat menunjukkan:

• siapa yang bertanggung jawab untuk mempekerjakan manajer kantor;
• siapa yang berhak membebaskannya dari jabatannya;
• kepada siapa karyawan melaporkan;
• siapa yang melapor ke manajer kantor;
• yang melakukan tugas-tugas manajer kantor saat dia tidak ada, dll.

Biasanya, manajer kantor melapor kepada CEO. Administrator kantor melaporkan kurir, pengemudi, pembersih, dll.

Juga dalam ketentuan umum dapat ditentukan karyawan mana dengan tingkat kualifikasi apa yang dapat diterima untuk posisi yang dijelaskan.

Tugas langsung

Paragraf berikutnya dalam instruksi ini menjabarkan tugas-tugas seorang manajer kantor.

Untuk resume untuk lowongan kerja, seringkali pelamar menulis di kolom terpisah apa tanggung jawab yang mereka lakukan di pekerjaan kantor sebelumnya. Jadi majikan mendapat lebih banyak informasi tentang keterampilan pelamar.

Item apa yang mungkin menjadi tanggung jawab langsung seorang manajer kantor?

1. Mengawasi panggilan telepon. Karyawan harus menjawab panggilan masuk, dengan kemampuan terbaiknya, menjawab pertanyaan dari lawan, dan juga memberi tahu atasannya tentang informasi yang mereka minta sampaikan.
2. Kurasi dokumentasi. Penyimpanan dan akuntansi dokumen, kontrol korespondensi, pelaksanaan perintah, dll. - Ini adalah tanggung jawab langsung dari manajer kantor.
3. Reproduksi dokumen. Atas instruksi khusus dari bos, karyawan melakukan penyalinan dan duplikasi pekerjaan.
4. Membuat surat, permintaan - mis. Korespondensi dengan mitra, pelanggan atau pemasok atas permintaan atasan langsung.

Tugas seorang manajer kantor dapat mencakup setidaknya enam jenis pekerjaan lain. Tetapi di setiap perusahaan, beban pada spesialis dalam kategori ini ditentukan secara individual.

Hak Manajer Kantor

Setiap instruksi dari manajer kantor tidak hanya mencakup tugas, tetapi juga hak.

1. Untuk memberikan informasi lengkap. Untuk melakukan tugas-tugas tertentu, manajer kantor memiliki hak untuk menuntut penyediaan informasi sebanyak itu, termasuk rahasia, yang ia butuhkan.
2. Proposal rasionalisasi yang bagus. Jika untuk organisasi pekerjaan kantor, inovasi atau perintah tambahan dari direktur umum diperlukan, maka manajer memiliki hak untuk menawarkan untuk memperkenalkannya.
3. Membutuhkan kondisi kerja yang tepat. Jika tugas resmi tidak dapat dilakukan karena kurangnya persyaratan yang diperlukan, manajer kantor mungkin mengharuskan mereka untuk dibuat.
4. Bertindak dalam kompetensi. Setelah mempelajari uraian pekerjaan, karyawan memiliki hak untuk membuat keputusan dan memberikan perintah, tetapi hanya dalam kerangka kompetensinya.

Ini adalah panduan kasar tentang hak-hak yang dimiliki manajer kantor. Mereka dapat ditambah atau dikurangi tergantung pada spesifikasi institusi.

Sebuah tanggung jawab

Manajer kantor adalah profesi yang juga melibatkan beberapa tanggung jawab. Cakupan dan hukumannya atas pelanggaran aturan ditentukan oleh masing-masing majikan secara individual. Poin paling umum di mana tanggung jawab dipegang dalam deskripsi pekerjaan terlihat seperti ini.

1. Untuk sikap lalai terhadap tugas mereka. Eksekusi pesanan sebelum waktunya dan kelalaian lainnya adalah kesalahan karyawan, yang perlu dijawab.
2. Untuk pengungkapan informasi rahasia. Dalam kontrak kerja dan uraian pekerjaan, Anda harus dengan cermat membaca klausul tentang kerahasiaan informasi. Untuk pengungkapannya, paling sering Anda bisa kehilangan pekerjaan.
3. Untuk pelanggaran kompetensi. Tindakan di luar lingkup kompetensi karyawan tidak diperbolehkan.
4. Untuk pelanggaran jadwal kerja, dll. Pelanggaran jadwal kerja, peraturan keselamatan kebakaran atau tindakan pencegahan keselamatan juga merupakan tanggung jawab karyawan.

Pro dan kontra dari profesi

Profesi ini memiliki, seperti banyak profesi lainnya, memiliki sejumlah kelebihan dan kekurangan. Jadi, apa keuntungan bekerja pada manajer kantor?

Tanggapan pekerja yang bekerja di bidang ini terkait, pertama-tama, dengan tingginya permintaan untuk profesi ini: setelah mendapatkan beberapa pengalaman di bidang ini, mencari pekerjaan yang dibayar lebih baik tidaklah sulit. Keterampilan administratif yang diperoleh dalam proses kerja relevan dalam kehidupan sehari-hari. Selain itu, bekerja sebagai manajer kantor memungkinkan Anda untuk mengembangkan keterampilan komunikasi Anda.

Di antara minusnya adalah meningkatnya beban psikologis yang dialami karyawan, karena dalam satu hari kerja Anda harus menyelesaikan banyak masalah yang beragam. Selain itu, manajer, selain tugas langsung, sering memuat manajer kantor dengan permintaan pribadi dan instruksi tambahan.

Di mana belajar profesi?

Manajer kantor yang ini jelas dari atas. Namun, di mana orang dapat mempelajari profesi ini?

Tidak ada fakultas khusus yang akan menyiapkan manajer kantor di universitas mana pun. Tetapi seringkali manajer menginginkan seseorang dengan pendidikan tinggi untuk memegang posisi ini. Pendidikan seperti apa ini nantinya tidak selalu penting - yang utama adalah bahwa pelamar adalah lulusan universitas. Di kota-kota provinsi, posisi ini dapat diambil bahkan setelah 9 kelas pendidikan. Setiap perusahaan secara individual memutuskan manajer kantor mana yang diperlukan.

Yang paling penting, pemberi kerja akan tertarik dengan karakteristik kandidat lainnya:

• apakah dia pernah bekerja di bidang ini sebelumnya;
• Seberapa mahir di komputer;
• Apakah dokumen tahu;
• Apakah dia berbicara bahasa, dll.

Anda tidak dapat mengabaikan keterampilan komunikatif seseorang. Jika semuanya sesuai dengan indikator ini, kemungkinan mendapatkan pekerjaan meningkat.