Deskripsi pekerjaan: asisten kepala organisasi

Organisasi besar banyak masalah. Pimpinan korporasi tidak akan berada dalam waktu di mana-mana, bahkan dengan bantuan para deputi. Untuk merencanakan hari dengan benar, tidak melupakan apa pun, untuk mendistribusikan dan mengendalikan pekerjaan, manajer membutuhkan asisten. Apa yang dilakukan karyawan dalam posisi ini, apa yang harus dia ketahui dan ketahui?

Asisten manajer: perannya dalam organisasi

Mengikuti logika pengelompokan profesi, disetujui di tingkat negara bagian, asisten kepala termasuk dalam kategori pemimpin, karena ia mengawasi hampir semua masalah yang berkaitan dengan kompetensi orang pertama.

Pada saat yang sama, beberapa organisasi mengartikan posisi asisten manajer sebagai administrator, manajer atau sekretaris: dua posisi pertama melibatkan fungsi organisasi dan administrasi, presentasi ketiga dan fungsi pendukung. Penggolong profesi mengelompokkan jenis pekerjaan ini ke dalam berbagai kategori - spesialis, karyawan teknis, tetapi hanya asisten yang diberi peringkat sebagai pemimpin.

Bagaimana cara menentukan ketentuan kerja?

Saat merekrut asisten manajer atau sekretaris, organisasi harus menentukan status, hak, dan tanggung jawab karyawan ini, karena persyaratan untuk tingkat pendidikan, kualifikasi, dan pengalaman kandidat tergantung pada hal ini.

• Sudah cukup bagi resepsionis untuk memiliki pendidikan menengah yang lengkap, dan etiket serta teknik untuk bekerja dengan peralatan kantor pelamar diajarkan langsung di tempat kerja.
• Administrator harus memiliki setidaknya gelar sarjana, memiliki keterampilan organisasi dan karakter yang energik, dan juga memiliki beberapa pengalaman kerja, tergantung pada persyaratan perusahaan.
• Seorang manajer, sebagai perwakilan dari para profesional, membutuhkan pendidikan yang tidak kurang dari pendidikan tinggi yang lengkap, pengalaman kerja adalah opsional, tetapi perusahaan menetapkan standar ini atas kebijakannya sendiri.
• Asisten Manajer. Posisi ini menyiratkan persyaratan kualifikasi yang sama seperti untuk kepala: menyelesaikan pendidikan tinggi, pengalaman kerja dalam spesialisasi selama minimal 2 tahun. Mungkin, itu akan membutuhkan karakteristik pribadi khusus dari pelamar, dan, mungkin, pelatihan lanjutan.

Untuk apa deskripsi pekerjaan?

Asisten manajer, sebagai pejabat, wajib bertindak dalam kerangka hak fungsionalnya dan untuk sepenuhnya menjalankan fungsi yang ditentukan. Namun, bahkan sebagai seorang pemimpin, seorang karyawan harus memenuhi tugas-tugas kerjanya dengan itikad baik dan tepat waktu.

Perintah kerja tidak mengandung pernyataan terperinci dari kompetensi ini, dan bahkan dalam kasus kontrak, daftar fungsi tidak selalu lengkap. Untuk menghindari perbedaan dalam menentukan kerangka acuan seorang karyawan, uraian tugas asisten kepada kepala organisasi harus memuat tugas-tugas terperinci, hak-hak yang dimilikinya, serta ukuran tanggung jawab atas pelanggaran kontrak kerja, peraturan tenaga kerja internal, kerusakan pada majikan, dll.

Asisten Manajer Pribadi

Deskripsi pekerjaan asisten dimodelkan pada instruksi yang sama untuk manajer atau wakilnya, dengan pengecualian beberapa fungsi prioritas perencanaan strategis dan manajemen. Mungkin, asisten juga tidak akan diperintahkan untuk menerima dan memberhentikan karyawan, hak untuk membuang sumber daya keuangan perusahaan, penerbitan surat kuasa dan kompetensi lain yang dimiliki secara pribadi oleh kepala.

Namun, undang-undang memungkinkan Anda untuk mendelegasikan fungsi apa pun kepada karyawan yang tepercaya, asalkan ia memiliki kualifikasi, pengetahuan, pengalaman, dan wewenang yang cukup untuk menyelesaikan masalah tersebut. Penting untuk memformalisasikan kredensial karyawan dengan benar - berdasarkan pesanan atau melalui proxy.

Pada saat yang sama, uraian tugas asisten kepada kepala perusahaan harus mencerminkan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan olehnya.

Bagian khas

Struktur uraian pekerjaan ditetapkan dalam direktori kualifikasi negara dan berisi semua persyaratan dasar untuk karyawan dan nuansa posisi, serta tempatnya dalam struktur organisasi organisasi.

Deskripsi pekerjaan "Asisten Manajer", seperti yang lain, harus mencakup bagian-bagian berikut:

1. Istilah umum Ini menunjukkan prosedur penerimaan dan pemberhentian, subordinasi, prosedur untuk mengganti karyawan.
2. Fungsi tenaga kerja. Salah satu bagian terpenting yang perlu tercermin secara rinci.
3. Hak yang diberikan kepada karyawan.
4. Batas tanggung jawab atas pelanggaran.
5. Kualifikasi, pengalaman profesional, tingkat pendidikan.
6. Apa yang harus diketahui karyawan dalam posisi tertentu.
7. Hubungan antara dia dan bagian lain dari organisasi.

Bagian yang ditunjukkan tidak dapat dipangkas, tetapi diizinkan untuk memperluasnya dan menambahkan poin yang diperlukan.

Deskripsi Tugas Asisten Manajer: sampel

Disetujui oleh:

Direktur (nama organisasi)

tanda tangan

(NAMA LENGKAP.)

tanggal persetujuan

Deskripsi Pekerjaan "Asisten Manajer"

1. Kondisi dasar

1.1. Kategori profesional "Pemimpin".

1.2. Diterima dan diberhentikan dari pekerjaan atas perintah direktur.

1.3. Pengajuan: langsung ke direktur.

2. Fungsi

Asisten Manajer:

2.1. Mengkoordinasikan pekerjaan departemen, bagian dan divisi lain dari perusahaan sesuai dengan instruksi, resolusi dan perintah direktur.

2.2. Melacak tenggat waktu untuk pelaksanaan perintah kontrol direktur unit struktural.

2.3. Buatlah rencana kerja direktur untuk hari kerja berikutnya dan serahkan tepat waktu ke kepala.

2.4. Atur dan kendalikan pekerjaan kantor di perusahaan, periksa kepatuhannya terhadap persyaratan hukum.

2.5. Memberikan akunting dan pendaftaran semua surat kuasa yang dikeluarkan oleh direktur.

2.6. Untuk mengelola pegawai dan mengontrol hasil kegiatan mereka.

Untuk melengkapi tergantung pada kebutuhan organisasi tertentu dan profil posisi.

3. Kekuatan

Asisten manajer berhak:

3.1. Biasakan diri dengan keputusan yang dibuat pada perusahaan.

3.2. Berpartisipasi dalam rapat aparatur manajemen.

Untuk melengkapi tergantung pada kebutuhan organisasi tertentu dan profil posisi.

4. Tanggung jawab

Asisten manajer bertanggung jawab untuk:

4.1. Untuk tidak terpenuhinya atau tidak terpenuhinya tugas mereka yang ditetapkan oleh instruksi, perintah dan arahan direktur ini, undang-undang saat ini yang mengatur kegiatan perusahaan.

4.2. Untuk kontrol yang tidak memadai atas kegiatan pekerja bawahan.

4.3. Untuk pengungkapan informasi dengan akses terbatas.

Untuk melengkapi tergantung pada kebutuhan organisasi tertentu dan profil posisi.

5. Kualifikasi

Asisten manajer harus memiliki pendidikan tinggi lengkap, pengalaman kerja profil minimal 2 tahun.

6. Harus tahu

Undang-undang saat ini, Piagam, perjanjian kolektif (ditentukan tindakan dan norma yang harus diketahui karyawan).

7. Interaksi

Hal ini ditunjukkan dengan siapa dan pada masalah apa asisten manajer berkolaborasi.

Sepakat:

Kepala Sumber Daya Manusia

Tanda tangan

(NAMA LENGKAP.)

Penasehat hukum

Tanda tangan

(NAMA LENGKAP.)

Terbiasa:

tanda tangan

(NAMA LENGKAP.)

Kompetensi spesifik dari asisten manajer proyek

Diasumsikan bahwa manajemen proyek adalah posisi sementara, masing-masing, dan asisten mengasumsikan kewajiban tertentu sampai penyelesaian proyek. Tanggung jawab fungsionalnya akan tergantung pada spesifikasi dan tema proyek, serta pada kebutuhan organisasi tertentu.

Deskripsi pekerjaan asisten manajer proyek untuk berbagai fungsi akan lebih terspesialisasi, tetapi dengan pewarnaan administrasi dan organisasi. Tanggung jawab khusus untuk posisi ini dapat ditemukan dalam buku pedoman kualifikasi, dan kemudian memperbaikinya sesuai situasi.

Apakah tanggung jawab asisten manajer pada masalah umum berbeda?

Tanggung jawab Asisten Direktur Jenderal dan Asisten Direktur untuk Urusan Umum akan berbeda. Tentu saja, dalam kasus kedua, kekuasaan akan berubah menjadi lebih sempit, karena kepala urusan umum tidak bertanggung jawab atas semua kegiatan organisasi, tetapi hanya untuk sektor yang terpisah.

Deskripsi pekerjaan asisten manajer tentang masalah-masalah umum dikompilasi berdasarkan fungsi bos "dibantu". Dengan demikian, dasar akan menjadi bidang tanggung jawab dan fungsinya.

Deskripsi pekerjaan "Asisten Manajer" dalam hal ini cocok sebagai dasar, Anda dapat membangunnya ketika mengembangkan dokumen baru untuk posisi terkait.