Wakil Kepala Departemen: fungsi dan tanggung jawab, kualifikasi, kualitas pribadi

Dalam artikel ini kami ingin memperkenalkan salah satu posisi terkemuka yang ada di hampir setiap organisasi besar. Ini adalah wakil kepala departemen. Pertimbangkan deskripsi pekerjaan, tugas seorang spesialis. Dan juga menganalisis posisi dari perspektif pelamar - kualitas pribadi dan profesional yang diperlukan, perkiraan resume, pendidikan, pengalaman kerja.

Ketentuan Umum

Dan kita akan mulai dengan deskripsi pekerjaan dari wakil kepala departemen. Dokumen tersebut memuat sejumlah ketentuan umum dasar. Mari kita analisa mereka:

1. Wakil Kepala Departemen - posisi manajerial. Spesialis dalam kategori "manajer puncak".
2. Warga negara dengan pendidikan profesional yang lebih tinggi diterima untuk posisi tersebut (sesuai arahan kegiatan perusahaan pemberi kerja). Pengalaman kerja khusus dalam bidang spesialisasi - setidaknya 3 tahun.
3. Baik pengangkatan dan pemberhentian wakil kepala departemen adalah hak prerogatif direktur organisasi atau perusahaan. Penerimaan dan pemberhentian dilakukan sesuai dengan perintah yang ditandatangani oleh pejabat ini, berdasarkan ketentuan dari kepala departemen ini.
4. Wakil kepala departemen melapor kepada kepala departemen.
5. Selama absennya pejabat ini di tempat kerja (liburan, cuti sakit, cuti hamil, dll.), Tugasnya akan dialihkan kepada karyawan yang ditunjuk oleh manajemen dengan cara yang ditentukan. Karyawan ini untuk sementara waktu mengemban tugas wakil kepala departemen (direktur). Dia juga memikul tanggung jawab penuh untuk (tugas) mereka yang tidak lengkap, kinerja yang tidak pantas atau untuk mengabaikannya.

Persyaratan dasar untuk seorang spesialis

Wakil kepala departemen (kepala departemen) harus mengetahui hal-hal berikut:

• Pesanan, pesanan, pedoman lain, dan arahan resmi normatif terkait bidang kegiatannya.
• Dasar-dasar perlindungan tenaga kerja, ekonomi, organisasi kerja, manajemen personalia.
• Undang-undang perburuhan Federasi Rusia.
• Peraturan jadwal kerja internal organisasi yang mempekerjakan.
• Aturan dan norma tindakan keselamatan, perlindungan kebakaran, sanitasi industri.

Persyaratan Spesialis

Uraian pekerjaan wakil kepala departemen bukanlah dokumen universal. Persyaratan lebih lanjut untuk kualifikasi spesialis bervariasi tergantung pada departemen atau organisasi tempat dia bekerja. Misalnya, pertimbangkan departemen dukungan materi dan teknis.

Persyaratan khusus untuk "wakil" adalah sebagai berikut:

• Ketahui dasar-dasar pengorganisasian dukungan teknis dan material, bongkar muat.
• Ketahui aturan dan prosedur untuk menerima dan mengirim barang, memesan kendaraan dan wadah yang sesuai.
• Untuk dapat dengan benar menyusun dokumentasi resmi untuk penerimaan dan pengiriman barang, serta keluhan mereka jika tidak memenuhi persyaratan pengiriman dan persyaratan teknis dari perusahaan yang mempekerjakan.
• Ketahui peraturan saat ini, aturan tentang nomenklatur persediaan produk, standar bahan bakar atau bahan baku, inventaris, peralatan, bahan, dll.
• Waspadai kondisi transportasi dan penyimpanan produk perusahaan atau mitra Anda.

Uraian Tugas

Bagian uraian tugas wakil kepala departemen ini juga tidak bersifat universal. Isinya unik untuk masing-masing bidang aktivitas perusahaan dan divisi mereka. Kami menyarankan Anda membiasakan diri dengan perkiraan konten bagian untuk contoh yang sama (wakil. Departemen dukungan teknis dan materi organisasi):

• Manajemen pekerjaan departemen bawahan dalam perhitungan kebutuhan perusahaan atau perusahaan dalam bahan baku (dalam kasus area produksi).
• Memberikan kepala departemennya untuk persetujuan dokumen perencanaan, proyek, jika perlu, perusahaan dalam segala bahan, bahan baku, produk dalam periode waktu tertentu (misalnya, untuk tahun kalender berikutnya).
• Analisis pergerakan produk, material di gudang-gudang perusahaan.
• Koreksi dan pengendalian kebutuhan departemen produksi perusahaan dalam sumber daya material (termasuk ketika mengubah berbagai produk).
• Menyusun keseimbangan eksekutif pada bahan untuk produksi kategori utama barang, menetapkan penyimpangan di hadapan / tidak adanya bahan yang diperlukan.
• Persiapan proposal kepada kepala departemennya (dukungan teknis dan material) tentang bahan-bahan yang ada di gudang tanpa pergerakan - jika mungkin, penggunaan yang sukses, implementasi.
• Partisipasi langsung dalam komisi untuk persediaan bahan baku di gudang perusahaan.
• Persiapan pelaporan statistik tentang pergerakan dan penggunaan sumber daya material sesuai dengan cara dan formulir yang telah disetujui.
• Mengambil bagian dalam penerapan langkah-langkah penggunaan ekonomis bahan baku, peralatan, dengan mengurangi biaya pembelian, pengiriman, dan penyimpanannya.
• Memantau aktivitas lokakarya perusahaan (jika ada) tentang penggunaan, penyimpanan, dan penghitungan aset material di sana.

Umpan balik

Kategori lain dari tugas kepala departemen. Dalam contoh kami, unit bahan dan dukungan teknis. Tugas kepala departemen personalia di sini, tentu saja, akan berbeda.

Umpan balik menyiratkan mendapatkan "wakil" dari unit struktural lain dari perusahaan atau organisasi berikut ini:

• Departemen produksi perusahaan. Rencana produksi, baik untuk saat ini dan untuk periode kegiatan berikutnya untuk menghitung kebutuhan sumber daya material tertentu.
• Gudang departemen pasokan teknis / material. Informasi tentang sisa-sisa aset material, pergerakan mereka di gudang.
• Kepala departemen teknis perusahaan. Norma konsumsi bahan, bahan baku untuk produksi jenis produk tertentu, serta perubahan dalam desain, produksi, struktur, komposisi barang, yang memerlukan perhitungan ulang dari kebutuhan bahan baku atau bahan lainnya.

Hak Spesialis

Hak-hak deputi departemen personalia, dukungan material, kerja sama, pembayaran dan transfer akan sama - terlepas dari spesialisasi pejabat tersebut.

Bagian ini mencakup yang berikut - hak untuk:

• Kenalan dengan proyek-proyek direktur perusahaan atau organisasi yang secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan pekerjaan departemen.
• Pengajuan untuk pertimbangan manajemen perusahaan, perusahaan, perusahaan dari sejumlah proposal untuk meningkatkan kegiatan mereka sendiri, disediakan oleh deskripsi pekerjaan dari wakil.
• Dalam batas-batas kompetensi mereka untuk memberi tahu kepala departemen mereka sendiri tentang kekurangan yang diidentifikasi, kekurangan dalam pekerjaan unit struktural ini. Dan juga membuat saran tentang pemberantasan, penghindaran dan sebagainya.
• Untuk melakukan interaksi yang diperlukan dengan para pemimpin dan wakil mereka dari unit struktural lain dari organisasi.
• Visa, tandatangani dokumentasi resmi sesuai kompetensinya.
• Buat saran untuk mendorong karyawan terhormat dari unit mereka sendiri. Serta hukuman (sesuai dengan Kode Perburuhan Rusia) sehubungan melanggar pekerja dan / atau disiplin produksi.
• Permintaan dari kepala unit strukturalnya, direktur seluruh organisasi, bantuan dalam realisasi hak-hak kerjanya dan pelaksanaan tugas-tugas resmi.

Tanggung jawab seorang pejabat

Wakil kepala, kepala departemen akan bertanggung jawab atas keputusan yang diambil, menandatangani dokumen dan kontrak, melakukan pekerjaan yang tidak benar atau tidak bertindak.

Hukum perburuhan menyiratkan tanggung jawab berikut untuk petugas ini:

• Untuk kinerja yang tidak tepat atau tidak-kinerja tugas-tugas tenaga kerja mereka, yang disediakan oleh deskripsi pekerjaan dari wakil. Sejauh yang menyiratkan undang-undang perburuhan Federasi Rusia.
• Untuk pelanggaran selama pelaksanaan aktivitas kerjanya. Batasan tanggung jawab dibatasi oleh undang-undang administratif, pidana, dan sipil Federasi Rusia.
• Untuk menyebabkan kerusakan materi pada perusahaan atasan. Batas tanggung jawab diatur oleh undang-undang ketenagakerjaan dan sipil Rusia.

Ringkasan Wakil

Ada banyak resume dari pelamar untuk posisi wakil kepala departemen di bursa tenaga kerja dan sebagai tanggapan terhadap proposal dari organisasi. Sebenarnya, hari ini Anda tidak memerlukan keahlian tertentu dalam menyusun dokumen seperti itu: Anda dapat menemukan banyak templat, sampel, contoh di mana Anda dapat memasukkan informasi tentang diri Anda, pendidikan, dan karier dengan cukup kompeten, informatif, dan ringkas. Banyak pertukaran tenaga kerja bahkan menawarkan untuk mengisi formulir resume standar.

Tetapi ketika mencari pekerjaan sebagai wakil kepala departemen, penting untuk tidak lupa menunjukkan informasi pribadi berikut tentang diri Anda:

• Jenis pekerjaan yang Anda siapkan: penuh / paruh waktu, kesiapan untuk perjalanan bisnis, pekerjaan shift.
• Tempat tinggal, kemungkinan bergerak.
• Usia, status perkawinan.
• Informasi tentang pendidikan: nama lengkap universitas atau lembaga pendidikan kejuruan menengah, fakultas, dan spesialisasi di mana pelatihan dilaksanakan. Sarjana, master atau spesialis. Bentuk studi - penuh waktu, seminar, korespondensi, jarak. Jika pelamar memiliki ijazah merah atau perbedaan lain dalam pelatihan, maka disarankan untuk mencatat ini (terutama untuk spesialis muda).
• Informasi tentang pendidikan tambahan, seminar dan pelatihan, pelatihan ulang / kursus pelatihan lanjutan. Ini disajikan sesuai dengan rencana berikut: nama pusat pendidikan, arah persiapan, nama kursus, jumlah jam, dan diploma. Tentu saja, penting untuk menunjukkan hanya apa yang relevan dengan pekerjaan di depan.
• Pengetahuan tentang bahasa asing (kategori sesuai dengan standar internasional).
• Ketersediaan SIM (kategori).
• Kualitas pribadi pelamar.
• Pengalaman. Apakah Anda mencari pekerjaan di departemen kepolisian (wakil, kepala departemen kepolisian) atau dalam informasi, perdagangan, lingkungan produksi, item ini akan menjadi yang paling penting, fundamental di mana-mana. Majikan akan memperhatikannya dalam resume. Bagaimanapun, posisi kepemimpinan apa pun mengharuskan pelamar memiliki pengalaman kerja, terlebih lagi, sukses dan produktif. Tempat-tempat pekerjaan sebelumnya ditunjukkan dalam urutan kronologis terbalik - dari yang terakhir ke yang sebelumnya.
• Pembayaran yang diharapkan. Sebagai aturan, pelamar yang berpengalaman tidak menulis angka-angka tertentu di sini, membatasi diri mereka dengan "persetujuan".

Kualitas pribadi seorang spesialis

Kolom ini dalam resume bukan yang utama untuk spesialis SDM. Namun, penting bagi pelamar. Ini atau kualitas pribadi lainnya, jenis karakter membantu untuk berhasil bekerja sebagai wakil kepala departemen - investigasi, personel, penjualan dan pemasaran.

Karakteristik umum untuk pejabat adalah sebagai berikut:

• Resistensi stres.
• Tingkat tanggung jawab yang tinggi.
• Ketepatan waktu.
• Operabilitas.
• Bakat organisasi.
• Kemasyarakatan, kemampuan untuk menemukan pendekatan kepada orang yang berbeda.
• Keterbukaan terhadap pengetahuan dan pengalaman baru.
• Prakarsa.

Kolom "pengalaman kerja"

Kami telah mengatakan bahwa bagian ini adalah yang paling penting dalam resume pelamar untuk posisi kepemimpinan. Karena itu, spesialis harus memberi perhatian besar pada penyelesaiannya. Informasi yang diberikan harus singkat dan komprehensif. Perhatian pembaca hanya difokuskan pada detail penting dalam karier. Dan yang paling penting, data harus sangat jujur. Ada kemungkinan bahwa manajer SDM akan menghubungi mantan majikan dari wakil kepala departemen personalia untuk memverifikasi keaslian fakta-fakta tertentu dari biografi kerja.

Informasi tentang setiap tempat kerja masa lalu ditunjukkan dengan cara yang sama:

• Masa sibuk. Periode waktu ditunjukkan dengan cara yang sama seperti di buku kerja.
• Nama lengkap posisi.
• Nama lengkap organisasi, informasi singkat tentang kegiatannya - bank, perusahaan metalurgi, dll.
• Situs web resmi, alamat email, nomor telepon dari penanggung jawab yang akan memberikan akses manajer SDM ke mantan atasan Anda.
• Jenis pekerjaan: penuh / paruh waktu, shift, perjalanan bisnis.
• Keahlian profesional digunakan dalam pelaksanaan tugas mereka.
• Daftar pencapaian di tempat kerja ini.

Mari kita lihat contoh kecil:

• Kepala departemen kerja sama.
• PJSC "Pembelian-Omsk".
• Bidang kegiatan: pengadaan, pasokan.
• Periode kerja: 10/03/2010 - 08/08/2014. Total jangka: 3 tahun 9 bulan.
• Keahlian profesional yang digunakan: pembelian produk, organisasi, dan perencanaan berbagai kegiatan pengadaan; manajemen anggaran perusahaan, pengendalian biaya; pekerjaan pra-kontrak / kontrak dengan mitra, kegiatan reklamasi; pemilihan pemasok, penilaian daya saing mereka; mencari mitra alternatif.
• Prestasi di tempat kerja: optimalisasi biaya produksi, pengurangan biaya perusahaan, penyediaan stabil kebutuhan material perusahaan sepanjang karier.

Wakil Kepala Departemen - posisi yang menjadi karakteristik berbagai perusahaan dan organisasi. Oleh karena itu, uraian tugas deputi akan bervariasi dalam mengisi bagian. Namun, ketika mencari pekerjaan, standar umum untuk menyusun resume, menunjukkan informasi tentang pengalaman kerja yang relevan.