Bagaimana cara membuat profil pekerjaan untuk menemukan karyawan yang berharga?

Sebelum setiap manajer atau manajer SDM, cepat atau lambat, pertanyaan tentang mengisi posisi yang kosong menjadi. Memilih spesialis yang baik bukanlah tugas yang mudah. Untuk tujuan ini, manajer cukup sering membuat profil pekerjaan yang membantu Anda menavigasi persyaratan untuk pelamar.

Definisi suatu konsep

Profil pekerjaan adalah serangkaian kompetensi profesional dan pribadi yang harus dipenuhi oleh seorang kandidat untuk suatu pekerjaan. Saat ini, tidak ada deskripsi formal tentang karakteristik yang harus dimiliki oleh perwakilan profesi tertentu, dan oleh karena itu manajer menyusun dokumen-dokumen ini secara independen.

Kita dapat mengatakan bahwa profil posisi adalah semacam standar yang menurutnya karyawan harus memenuhi tugasnya. Deskripsi harus rinci, dan yang paling penting - realistis. Dokumen harus menampilkan item utama berikut:

• tempat dan signifikansi posisi dalam struktur organisasi perusahaan tertentu;
• tanggung jawab fungsional yang harus dilakukan oleh karyawan yang diterima untuk posisi ini;
• profil yang mencantumkan kompetensi inti yang harus dimiliki calon untuk suatu posisi;
• kualitas pribadi yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas-tugas tertentu;
• daftar minimum persyaratan yang diajukan organisasi kepada karyawannya.

Dengan demikian, kita dapat mengatakan bahwa profil pekerjaan adalah sekumpulan karakteristik yang harus dipenuhi seorang karyawan. Ini adalah standar khusus yang menggambarkan tanggung jawab, serta kualifikasi dan parameter pribadi pelamar.

Mengapa saya perlu profil pekerjaan

Manajer SDM secara teratur menghadapi masalah penutupan posisi yang kosong. Karena tidak menyusun profil lengkap dari posisi tersebut, Anda tidak boleh melanjutkan dengan pemilihan langsung karyawan. Dokumen ini adalah petunjuk yang digunakan dalam kasus-kasus berikut:

• pemilihan kandidat untuk mengisi posting yang kosong;
• untuk sertifikasi personil yang sudah bekerja untuk mengungkapkan tingkat kepatuhan dengan posisi yang dipegang (ini juga berlaku untuk karyawan yang telah melewati masa percobaan);
• untuk menyusun rencana pelatihan staf dan pelatihan lanjutan;
• jika Anda perlu membuat cadangan personel untuk masa depan;
• untuk merencanakan pertumbuhan karier dan promosi lebih lanjut karyawan ke posisi senior di organisasi.

Cukup sering, profil pekerjaan dari seorang kandidat untuk suatu posting dibingungkan dengan deskripsi pekerjaan. Perbedaan mendasar antara kedua dokumen adalah bahwa yang kedua dikompilasi berdasarkan persyaratan hukum. Deskripsi pekerjaan adalah dokumen umum yang disiapkan untuk profesi secara keseluruhan, dan bukan untuk karyawan tertentu dari organisasi tertentu. Ini mendefinisikan tanggung jawab utama dan kondisi kerja. Profil pekerjaan adalah dokumen yang bersifat lokal yang tidak memiliki persyaratan yang jelas untuk konten dan struktur. Manajer personalia (atau karyawan personalia lain) menyusunnya berdasarkan pengalaman mereka sendiri atau praktik umum organisasi.

Kompetensi profesional

Setiap posisi mengharuskan karyawan untuk memiliki kompetensi tertentu. Ini adalah karakteristik kualifikasi yang diperlukan untuk kinerja pekerjaan tertentu. Jadi, profil kompetensi suatu posting biasanya mencakup hal-hal berikut:

• pemikiran strategis (menyiratkan kemampuan untuk membuat rencana jangka panjang dengan mempertimbangkan kemungkinan risiko dan opsi alternatif);
• mempengaruhi orang lain (kemampuan untuk membela sudut pandang seseorang, serta untuk meyakinkan orang lain tentang kebenarannya);
• keterampilan memecahkan masalah (kemampuan untuk secara memadai menanggapi situasi dan kesulitan yang tidak standar, serta dengan cepat menemukan jalan keluar dari mereka);
• pencarian informasi (pemilihan dan penyaringan data, kemampuan untuk menemukan dan menggunakan sumber-sumber yang relevan);
• kemampuan untuk bekerja dengan klien dan rekanan (dengan mempertimbangkan kepentingan, memahami psikologi, memuaskan keinginan dan kebutuhan);
• fleksibilitas (respon cepat dan pengambilan keputusan sesuai dengan situasi yang berubah);
• fokus pada kualitas (pengetahuan dan pemenuhan semua persyaratan dan standar, serta keinginan untuk perbaikan berkelanjutan).

Bergantung pada posisi yang dimaksud, daftar kompetensi dapat diperluas atau dipersempit. Profil profesional posisi tidak hanya memuat persyaratan, tetapi juga tingkat keparahannya (dasar, tinggi, maksimum). Indikator ini dapat ditentukan dengan wawancara atau melalui tes psikologis khusus.

Bagaimana cara dikompilasi

Membuat profil sebuah posting adalah proses yang agak melelahkan. Kebutuhannya adalah karena fakta bahwa dokumen ini memungkinkan Anda untuk menentukan parameter yang harus dimiliki karyawan yang berharga. Setelah memformulasikan profil dengan benar, personel SDM sangat memudahkan proses pencarian dan pemilihan karyawan baru. Saat menyusun dokumen, ada baiknya mengikuti sejumlah rekomendasi dan aturan:

• Judul tulisan harus singkat dan jelas mencerminkan esensinya. Juga layak untuk menulis deskripsi singkat yang akan berisi daftar tanggung jawab utama karyawan. Ini dapat disajikan sebagai daftar tugas. Ini akan menjadi dasar dari profil posting.
• Daftar informasi dasar tentang posisi harus mencakup tidak hanya urutan pekerjaan, tetapi juga ukuran gaji, yang akan menjadi salah satu poin kunci dalam wawancara. Penting juga untuk menggambarkan hierarki subordinasi, serta daftar perkiraan orang-orang yang harus berinteraksi dengan karyawan baru.
• Untuk melakukan tugas-tugas pekerjaan diperlukan seperangkat kompetensi khusus. Daftar ini tidak boleh terlalu luas (tidak lebih dari 10 poin). Ini dapat dikompilasi berdasarkan pengalaman pribadi, penelitian teoritis, pengamatan karyawan, serta survei sosiologis. Anda dapat membagi kompetensi menjadi beberapa kelompok (misalnya, spesifik dan perusahaan).

Profil harus ringkas dan luas. Ini akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan informasi yang komprehensif tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu memprosesnya.

Tahapan utama penciptaan

Pengembangan profil pekerjaan mencakup beberapa tahapan berturut-turut:

• Pada tahap pertama persiapan dokumen, uraian pekerjaan harus dipelajari dengan cermat, serta semua informasi mengenai spesifikasi perusahaan. Anda dapat melakukan wawancara dengan karyawan atau survei sosiologis menggunakan formulir standar.
• Selanjutnya, lingkaran orang yang akan terlibat langsung dalam pekerjaan ditentukan. Lebih sering daripada tidak, spesialis SDM menangani masalah ini. Namun, penting juga untuk melibatkan manajer layanan lain yang profilnya dikompilasi. Pekerjaan dapat dilakukan bersama-sama atau secara terpisah dengan integrasi hasil selanjutnya ke dalam dokumen kerja akhir.
• Tahap ketiga melibatkan studi tentang struktur organisasi perusahaan untuk menentukan tempat posisi di dalamnya. Bawahan harus diidentifikasi, serta atasan langsung, kepada siapa karyawan baru akan membuat laporan.
• Berikut ini adalah uraian rinci tentang tanggung jawab fungsional yang sesuai dengan posisi tertentu. Dasarnya tidak hanya tindakan hukum, tetapi juga pengalaman pribadi dalam perusahaan tertentu.
• Pada tahap kelima, manajer personalia (atau spesialis lain yang terlibat dalam persiapan profil) harus menentukan daftar pengetahuan dan keterampilan yang akan diperlukan untuk melakukan tugas pekerjaan. Ini tentang kompetensi profesional.
• Memiliki kompetensi yang ditentukan, penting untuk mendistribusikannya sesuai dengan tingkat kepentingannya, serta tingkat di mana seorang spesialis harus memilikinya. Ini akan memudahkan proses seleksi.
• Selanjutnya, peserta dalam kelompok kerja harus menentukan karakteristik pribadi apa yang harus dimiliki oleh seorang pelamar untuk mengisi posisi yang kosong. Kadang-kadang sifat karakter bahkan lebih penting daripada kompetensi profesional, karena yang terakhir dapat dikembangkan, dan yang pertama dapat menjadi hambatan serius untuk proses kerja.
• Pada tahap kedelapan, perlu untuk menentukan persyaratan umum bagi karyawan. Biasanya itu jenis kelamin, usia, tingkat pendidikan atau pengalaman kerja dan sebagainya. Perlu dicatat bahwa dua tanda pertama tidak selalu sesuai untuk digunakan, karena hukum dapat menafsirkannya sebagai diskriminasi.
• Tahap terakhir melibatkan definisi kriteria sesuai dengan efisiensi kerja karyawan yang akan ditentukan. Mereka dapat digunakan selama periode uji coba atau untuk penilaian berkala terhadap kualitas tenaga kerja pekerja yang ada.

Perlu dicatat bahwa algoritma ini tidak wajib untuk kepatuhan di semua organisasi. Bergantung pada ukuran perusahaan, serta spesifikasi struktur organisasinya, beberapa tahapan mungkin terlewatkan, dan tahapan tambahan juga dapat diperkenalkan.

Kompilasi sampel

Saat ini, tidak ada formulir yang disatukan sesuai dengan yang mana profil persyaratan untuk posisi akan dikompilasi. Dan profesi itu sendiri di setiap perusahaan mungkin memiliki persyaratan khusus. Namun demikian, manajer SDM telah mengembangkan praktik tertentu sesuai dengan yang menyusun profil pekerjaan. Sampel mungkin terlihat seperti ini:

• jabatan sesuai dengan tabel kepegawaian;
• deskripsi singkat (apa yang harus dilakukan karyawan);
• kondisi penting (jadwal kerja, tingkat remunerasi, dll.);
• persyaratan yang diajukan kepada pelamar untuk posisi (tingkat pendidikan, pengalaman kerja di bidang tertentu, keterampilan khusus tertentu);
• daftar panjang tanggung jawab pekerjaan;
• kompetensi perusahaan yang harus dimiliki oleh karyawan potensial dari organisasi tertentu;
• tes psikologis dan metode lain untuk menilai kepatuhan karyawan dengan posisi tertentu.

Ini adalah templat perkiraan. Paling sering, ini adalah struktur profil pekerjaan. Sampel dapat diperluas atau dipersempit, tergantung pada struktur organisasi. Parameter tambahan juga dapat dimasukkan untuk posting tertentu.

Profil SDM

Manajer personalia adalah salah satu posisi paling bertanggung jawab dalam perusahaan, karena komposisi kualitatif karyawan bergantung pada karyawan ini. Oleh karena itu, tuntutan khusus dibuat pada petugas personalia, yang tercermin dalam dokumen seperti profil jabatan. Sampel dapat sebagai berikut:

• keterampilan bekerja dengan orang-orang (manajer personalia harus memiliki komunikasi dan menyelesaikan perselisihan);
• keterlibatan cepat (spesialis SDM tidak boleh acuh tak acuh, ia harus memiliki minat dalam memecahkan masalah tertentu);
• mengambil inisiatif dalam hal-hal yang berkaitan dengan peningkatan struktur dan kualitas personel;
• keterbukaan terhadap komunikasi (kualitas ini diperlukan mengingat fitur-fitur spesifik dari posisi);
• antusiasme dalam memecahkan masalah saat ini;
• suasana hati positif, yang akan ditransmisikan ke semua anggota tim lainnya;
• kemampuan untuk melakukan percakapan (itu adalah manajer yang memainkan peran utama dalam percakapan dengan karyawan potensial dan nyata);
• skill kepemimpinan;
• keterampilan berbicara di depan umum (untuk menyajikan laporan dan laporan kepada manajemen senior, serta melakukan seminar untuk bawahan);
• pemikiran non-standar untuk membuat keputusan kreatif dalam situasi darurat;
• keterampilan oratoris, persuasi pernyataan;
• kecepatan berpikir dan kecepatan dalam bertindak;
• kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan kondisi (serta membantu karyawan yang baru direkrut);
• kurangnya rasa takut akan risiko (karakteristik ini harus diucapkan dengan cukup baik);
• kemandirian dalam pengambilan keputusan;
• kemampuan untuk bereksperimen dan menemukan pendekatan baru untuk manajemen;
• rasa humor yang membantu meniadakan situasi stres dan stres.

Profil posisi manajer yang bertanggung jawab atas pemilihan personil harus disusun dengan hati-hati, karena posisi ini adalah salah satu kunci dalam perusahaan mana pun. Seseorang yang melamar posisi ini harus sepenuhnya memenuhi persyaratan, karena di pundaknya tanggung jawab untuk pembentukan personel akan beristirahat.

Persyaratan Manajer Penjualan

Cukup sering Anda dapat menemukan lowongan seperti manajer penjualan. Terlepas dari kenyataan bahwa banyak orang muda memulai jalur karir mereka dengan pekerjaan yang serupa, persyaratan yang cukup serius dibuat untuk pelamar yang sudah pada tahap ini. Profil khas dari posisi manajer penjualan adalah sebagai berikut:

• kesiapan untuk komunikasi yang konstan dengan berbagai macam orang (pemasok, pelanggan, pelanggan, dan sebagainya);
• kemampuan untuk mengambil keputusan dengan cepat setelah negosiasi dengan pihak lawan;
• kemampuan untuk mempertahankan suasana optimis dalam percakapan, serta menciptakan suasana kepercayaan;
• kreativitas berpikir (penting dalam penyajian produk);
• kemampuan untuk mengatur waktu Anda secara rasional (karena pekerjaan melibatkan banyak pertemuan dan negosiasi harian);
• nada diplomatis dalam komunikasi dengan kontraktor dan pelanggan;
• keseimbangan emosional, kemampuan untuk tetap tenang dalam situasi yang penuh tekanan, serta dengan cepat menemukan jalan keluar dari konflik;
• kemampuan untuk menemukan bahasa yang sama dengan berbagai tipe kepribadian;
• loyalitas terhadap produk yang dijual.

Perlu dicatat bahwa profil posisi yang sangat tepat diberikan. Contoh dapat diperluas atau dipersingkat, sesuai dengan kebutuhan organisasi tertentu.

Pendekatan dasar untuk profil pekerjaan

Pengembangan profil pekerjaan dapat dilakukan sesuai dengan dua pendekatan utama:

• Pendekatan situasional menyiratkan bahwa dokumen tersebut disusun berdasarkan keadaan darurat ketika mendesak untuk menutup pos yang kosong. Karena waktu sangat terbatas, dokumen dibuat sangat kurang, menunjukkan hanya persyaratan paling dasar untuk karyawan potensial. Di masa depan, benda kerja ini dapat berfungsi untuk membentuk profil lengkap.
• Pendekatan metodologis menyiratkan kerja menyeluruh, sebagai akibatnya fitur yang jelas dari posisi, kompetensi yang diperlukan, kualitas pribadi, dan bidang fungsional tanggung jawab akan dikembangkan. Ini akan berisi semua informasi yang komprehensif, dan karena itu akan dianggap sebagai dokumen kerja dalam pencarian dan pemilihan personil. Saat organisasi mengalami reformasi apa pun, profil juga akan mengalami perubahan.

temuan

Perlu dicatat bahwa untuk pemilihan personel yang berhasil, penting bahwa profil posisi disusun di perusahaan. Cukup sulit untuk memberikan contoh dokumen yang disatukan, karena masalah ini tidak diatur oleh hukum, tetapi tetap pada kebijaksanaan manajer perusahaan.

Profil adalah salah satu alat utama yang digunakan dalam pemilihan kandidat untuk posisi kosong tertentu. Selain itu, sesuai dengan dokumen ini, sertifikasi personel secara berkala atau verifikasi berdasarkan hasil periode percobaan dapat dilakukan. Bergantung pada hasil penelitian, arahan untuk meningkatkan tingkat kualifikasi dapat diidentifikasi.

Saat menyusun profil, salah satu dari dua pendekatan dapat digunakan. Suatu situasi terjadi ketika sangat mendesak untuk menutup lowongan. Dalam hal ini, uraian pekerjaan dapat dibuat dengan sangat kurang menunjukkan hanya karakteristik utama. Jika kita berbicara tentang pendekatan metodologis, maka dokumen terperinci yang menyeluruh sedang dikembangkan, yang secara konstan digunakan dalam praktik pemilihan staf.

Proses khas mengembangkan profil pekerjaan melibatkan melalui beberapa tahap berturut-turut. Untuk mulai dengan, kami mempelajari karakteristik profesi, serta persyaratan untuk itu, yang diajukan oleh tindakan hukum yang mengatur. Penting juga untuk membentuk kelompok spesialis yang kompeten yang akan mengambil bagian dalam persiapan dokumen. Profil ini disusun dengan mempertimbangkan struktur organisasi perusahaan, dan oleh karena itu juga harus dipelajari dengan cermat. Bagian utama dari dokumen ini adalah deskripsi tentang tanggung jawab pekerjaan seorang calon karyawan, serta persyaratan untuk kompetensi. Penting juga memperhatikan kualitas pribadi (kemampuan bersosialisasi, ketahanan terhadap stres, dan sebagainya).