Contoh uraian tugas arsiparis

Posisi karyawan arsip disebut arsip. Tugas utama seorang spesialis dalam bidang ini adalah mengatur pekerjaan arsip itu sendiri dan sirkulasi dokumentasi di dalamnya. Profesional semacam itu diperlukan di mana pun ada pergantian besar surat-surat resmi, terutama dalam organisasi yang terkait dengan asuransi, keuangan, dan khususnya di perusahaan-perusahaan negara. Dokumen utama yang harus dirujuk oleh karyawan baru adalah deskripsi pekerjaan arsiparis.

Ketentuan Umum

Hanya kepala perusahaan yang dapat menerima atau memberhentikan arsiparis. Selain itu, pertama-tama, ia harus merujuk pada undang-undang negara saat ini. Instruksi harus menunjukkan orang yang merupakan kepala langsung dari spesialis yang memegang posisi ini.

Untuk bekerja sebagai seorang arsiparis, seseorang harus menerima pendidikan profesional awal, dan kemudian ia dapat diterima untuk suatu posisi bahkan tanpa pengalaman dalam bidang ini. Ada pilihan bahwa seseorang dengan pendidikan menengah atau umum akan mendapatkan pekerjaan, tetapi kemudian ia harus menerima pelatihan khusus dalam arah ini. Pengalaman kerja untuk posisi ini adalah opsional.

Apa yang harus diketahui

Deskripsi pekerjaan arsiparis perusahaan menunjukkan bahwa karyawan harus memiliki pengetahuan tertentu: ia berkewajiban untuk mempelajari peraturan, instruksi, dan seluruh daftar dokumen hukum yang berkaitan dengan perilaku bisnis dalam arsip di organisasi ini. Selain itu, ia harus tahu cara menyimpan, menggunakan dokumen, dan juga sesuai dengan standar apa yang diterima dan diserahkan. Pengetahuannya harus mencakup sistem negara satu pekerjaan kantor. Selain itu, ia harus memahami bagaimana deskripsi dari dokumen yang disimpan dikompilasi, yang mana dari mereka perlu disimpan secara permanen, dan yang hanya sementara, dan juga menyusun tindakan mengenai kehancuran mereka.

Deskripsi pekerjaan asisten arsiparis menyiratkan bahwa ia harus tahu bagaimana hal-hal dilakukan, sesuai dengan aturan apa yang disiapkan untuk penggunaan dan keselamatan di masa depan, bagaimana catatan disimpan dan pernyataan disiapkan di perusahaan. Orang ini harus memahami struktur perusahaan tempat ia bekerja, serta aturan untuk menggunakan peralatan dan semua sarana teknis yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dalam arsip. Selain itu, ia berkewajiban untuk mengetahui semua aturan dan hukum internal organisasi, termasuk perlindungan tenaga kerja, keselamatan kebakaran, rutinitas dan sebagainya.

Tugas

Deskripsi pekerjaan dari arsiparis lembaga anggaran menyiratkan bahwa ia harus melakukan fungsi-fungsi tertentu: melaksanakan pekerjaan yang terkait dengan pengarsipan, melestarikan dokumentasi yang diarsipkan, mendaftarkan dokumen yang diterima, mengembangkan nomenklatur dan memeriksa kebenaran pendaftaran file sebelum pengarsipan. Jika ada kebutuhan seperti itu, maka dia mengenkripsi unit penyimpanan, mensistematisasikan penempatan kasing dan menempatkannya dalam registri.

Deskripsi pekerjaan arsiparis lembaga medis menunjukkan bahwa ia harus menyiapkan deskripsi ringkasan dari dokumentasi yang disimpan, distribusinya menjadi unit sementara dan tidak terbatas. Dia harus menyimpan catatan dan memusnahkan dokumen pada waktu yang tepat, umur simpan yang telah kedaluwarsa, dan juga mengembangkan sistem yang memungkinkan untuk dengan mudah dan cepat menemukan dokumen yang diinginkan.

Fungsi lainnya

Selain itu, tanggung jawab pekerjaannya memerlukan kehadiran selama pemeriksaan untuk ketersediaan dokumen untuk sains dan tidak hanya. Dia harus memastikan bahwa dokumen tetap utuh, dan jika perlu, melakukan pekerjaan restorasi bersama mereka. Spesialis ini juga memastikan bahwa tempat arsip memiliki semua kondisi yang diperlukan untuk penyimpanan dokumen yang normal.

Pengarsip harus memantau pelaksanaan peraturan perlindungan kebakaran, serta menggunakan cara teknis modern untuk bekerja dengan dokumen. Atas permintaan karyawan dan pengunjung organisasi, ia berkewajiban menerbitkan salinan atau dokumen asli arsip, membuat referensi menggunakan informasi yang tersedia di arsip, dan menyiapkan laporan tentang pekerjaannya.

Hak

Deskripsi pekerjaan arsiparis medis menunjukkan bahwa ia memiliki hak-hak tertentu. Dia dapat meminta dan menerima dokumen yang berhubungan dengan pekerjaannya. Jika perlu, ia dapat bekerja sama dengan spesialis dari departemen lain di perusahaan atau dari organisasi lain, jika ini membantunya dalam menyelesaikan masalah kompetennya. Jika ada kebutuhan seperti itu, maka ia dapat mewakili kepentingan perusahaannya di organisasi lain tentang masalah apa pun yang berkaitan langsung dengan pekerjaan arsip.

Sebuah tanggung jawab

Deskripsi pekerjaan dari arsiparis mengasumsikan bahwa dia bertanggung jawab atas kegagalan untuk memenuhi tugasnya dan pekerjaan berkualitas rendah, untuk memberikan informasi yang salah atau terdistorsi tentang tugas yang dilakukan, karena menolak untuk memenuhi pesanan dari pihak berwenang.

Selain itu, dia bertanggung jawab atas situasi di mana pelanggaran, pelanggaran keselamatan atau tindakan lain yang mengancam operasi normal perusahaan diidentifikasi, dan karyawan tidak memberi tahu mereka dan tidak mengambil tindakan apa pun untuk menghilangkan masalah tersebut. Arsiparis bertanggung jawab atas pelanggaran standar perburuhan.

Kondisi kerja

Deskripsi pekerjaan arsiparis menunjukkan bahwa manajemen organisasi harus menentukan jam kerjanya sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan. Dalam hal kebutuhan produksi, perusahaan harus memberinya tempat kerja dengan mempertimbangkan semua norma dan standar, serta segala yang diperlukan untuk pelaksanaan perjalanan bisnis, termasuk yang lokal. Dia juga memiliki hak untuk menandatangani dokumen dalam kompetensinya.

Kesimpulan

Dokumen utama yang harus diandalkan oleh spesialis untuk posisi ini adalah uraian tugas arsiparis. Terlepas dari organisasi tempatnya bekerja, hak, kewajiban, fungsi, dan pengetahuan secara praktis sesuai dan dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan tertentu dan tugas apa yang ditugaskan oleh tim manajemen kepada karyawannya.

Pekerjaan semacam itu membutuhkan perhatian, ketekunan, pengetahuan tentang peraturan keselamatan untuk makalah penting, pengetahuan menilai nilai dokumen tertentu, serta kemampuan untuk mengatur, dengan cepat menemukan dan mengenkripsi dokumen. Faktor lain yang penting adalah bekerja dengan orang-orang, karena profesi seorang arsiparis melibatkan penerbitan dan penerimaan berbagai dokumen, memeriksa kebenaran kompilasi dan keasliannya. Hanya orang yang penuh perhatian, siap untuk bekerja dengan sejumlah besar informasi dan mewakili kepentingan perusahaan di organisasi lain, akan dapat melakukan tugas tenaga kerja dengan benar dan andal dalam posisi ini.