Manajer mana pun tahu bahwa pemasok yang baik jarang. Tidak setiap orang dapat melakukan pekerjaan seperti itu. Dan beberapa bahkan percaya bahwa pemasok harus dilahirkan atau berada dalam jiwanya.
Karyawan yang membantu
Dalam struktur perusahaan apa pun ada layanan khusus yang disebut "departemen pasokan". Beberapa menganggapnya unit biasa, tetapi ini tidak sepenuhnya benar. Untuk memahami esensi masalah, Anda harus terlebih dahulu mencari tahu siapa pemasoknya dan mengapa mereka dipekerjakan? Semua orang tahu bahwa untuk produksi produk untuk tujuan apa pun, tiga komponen utama harus tersedia:
1) Bahan baku.
2) Peralatan dan alat lainnya.
3) Tenaga kerja.
Masing-masing sama pentingnya. Jadi, pemasok adalah orang yang memastikan keberadaan komponen pertama. Dan dia berkewajiban melakukan ini dengan manfaat maksimal untuk perusahaan.
Apa yang dimaksud dalam kasus ini? Ini tentang prinsip-prinsip yang harus dipatuhi karyawan tersebut. Faktanya, pemasok adalah karyawan yang menyediakan bahan baku dan bahan baku bagi perusahaan asli:
- sesegera mungkin (jika perlu);
- menyimpulkan kontrak dengan harga terendah;
- tepat waktu;
- dalam volume yang direncanakan.
Dari sini jelaslah bahwa pemasok adalah orang yang aktivitasnya memungkinkan perusahaan mana pun untuk bekerja secara sistematis, lancar, dan dengan biaya minimal. Dan ini tentunya harus mengarah pada peningkatan laba.
Apa yang harus dilakukan pemasok?
Suatu perusahaan hanya akan dapat bekerja dengan baik ketika setiap karyawan mengetahui dan dengan sadar memenuhi tugas yang diberikan kepadanya. Jika semuanya jelas dengan karyawan dari produksi utama, maka fungsi yang lain harus ditetapkan dengan jelas. Jadi, tanggung jawab pemasok meliputi:
1) Menyusun rencana pengadaan untuk bahan-bahan tertentu.
2) Kesimpulan dari kontrak yang relevan atas nama atau atas nama kepala.
3) Memastikan pengiriman barang tepat waktu ke perusahaan.
4) Memantau integritas barang yang dikirim.
5) Memastikan ketersediaan dokumentasi yang diperlukan untuk mengkonfirmasi kualitas bahan baku (sertifikat, paspor atau dokumen lainnya).
Semua pekerjaan dilakukan secara bertahap:
- Pertama, pemasok harus menyusun rencana kerja berdasarkan kebutuhan peraturan perusahaan. Selain itu, setiap jenis bahan spesifik harus dihitung secara terpisah. Pada saat yang sama, Anda perlu memutuskan kualitas yang diinginkan.
- Kemudian tibalah saat menemukan pasangan. Di sinilah perjalanan bisnis dan panggilan telepon pergi. Dari sejumlah besar pemasok, seseorang harus memilih yang kondisinya lebih disukai.
- Setelah itu, karyawan pergi ke mitra untuk menyimpulkan kontrak.
- Tahap terakhir adalah penerimaan barang, pengemasan dan pengiriman ke tempat bongkar muat. Pada saat yang sama, penyedia menangani semua dokumen pengawalan.
Jika masing-masing tahapan yang terdaftar dihitung dan diselesaikan dengan benar, maka perusahaan seperti itu akan memiliki segala yang diperlukan untuk bekerja. Jadi, karyawannya benar-benar di tempat.
Apa yang diizinkan untuk pemasok?
Untuk melaksanakan tugas yang ditugaskan dengan baik, setiap karyawan perlu memiliki informasi yang lebih diperlukan, serta semua kemungkinan bantuan dan dukungan dari manajemen. Itulah sebabnya "Pekerjaan" pemasok tidak hanya berisi tugas, tetapi juga hak-haknya, yang harus memadai untuk organisasi kerja normal. Di antara mereka, yang utama adalah:
1) Kemampuan untuk meminta dari karyawan layanan yang relevan informasi yang dia butuhkan. Misalnya, pemasok harus mengetahui rencana perusahaan, yang merupakan ekonom. Dia perlu memahami kondisi keuangan perusahaan saat ini untuk menavigasi dengan harga pembelian.
Dia harus tahu dari chief engineer tentang ketersediaan transportasi gratis jika ada organisasi penjemputan.
2) Untuk melaksanakan tugas tertentu, pemasok kadang-kadang membutuhkan bantuan dan bantuan langsung manajemen. Berdasarkan instruksi, ia memiliki hak untuk menuntutnya. Misalnya, untuk melakukan pembayaran di muka kepada pemasok, Anda harus memberikan pesanan kepada kepala akuntan.
3) Jika selama bekerja ada kekurangan yang terungkap, ia dapat membuat saran untuk kemungkinan penghapusannya.
Memiliki hak seperti itu, spesialis yang baik selalu dapat melakukan pekerjaannya sedemikian rupa sehingga tidak ada keluhan kepadanya baik dari manajemen atau dari pekerja di produksi utama.
Poin penting
Setiap petugas personalia tahu bahwa instruksi pemasok, di samping hak dan kewajiban, berisi daftar berbagai jenis tanggung jawab. Dalam pekerjaan seperti itu, saat-saat sering terjadi ketika seseorang harus membuat keputusan sendiri, dengan hanya mempertimbangkan kesusilaan dan prinsip-prinsip moral.
Sebagai contoh, pemasok menawarkan untuk memberikan barang dengan harga yang melambung, dan sebagai kompensasi untuk membayar pemasok sejumlah uang tunai. Dalam hal ini, jawaban positif akan menyebabkan kelebihan biaya bagi perusahaan, dan bagi karyawan akan ada kenaikan gaji yang tidak direncanakan. Satu-satunya pertanyaan adalah apakah karyawan akan melakukan ini. Jika demikian, ia akan melanggar tugasnya, yang jelas mencerminkan arah kegiatan. Bagian “Tanggung Jawab” menyatakan bahwa untuk semua pelanggaran yang dilakukan, pemasok akan diminta untuk mematuhi hukum. Di sinilah kesopanan dimanifestasikan, dan karenanya, korespondensi dari posisi yang ia tempati. Nah, jika selama ini bagian terakhir dari instruksi tidak menjadi urusannya.
