Profesi dokumentasi: tanggung jawab pekerjaan

Alur dokumen adalah komponen penting dari aktivitas dan elemen manajemen yang sangat diperlukan dari setiap institusi, organisasi, perusahaan. Makalah bisnis harus disusun dengan benar, disimpan secara sistematis dan secara optimal dipindahkan. Dengan perkembangan ekonomi, arus informasi dan jumlah dokumen di semua bidang kegiatan manusia meningkat. Oleh karena itu, saat ini, permintaan untuk profesi yang cukup baru tumbuh - seorang manajer dokumen.

Siapa manajer dokumen

Seorang spesialis dokumen adalah seorang spesialis yang terlibat dalam pendaftaran dan akuntansi dokumentasi. Profesi terkait adalah sekretaris, arsiparis, juru tulis.

Dokumen administrasi manajemen harus disusun dengan benar sesuai dengan standar dan dibawa ke perhatian karyawan, dan tepatnya untuk siapa pesanan itu dimaksudkan. Dokumen cenderung kedaluwarsa, tidak beredar. Dalam hal ini, mereka harus disortir sesuai dengan tindakan legislatif pada pencatatan dan ditempatkan dalam arsip. Semua ini dilakukan oleh manajer dokumen.

Tanggung jawab pekerjaan seorang spesialis dokumen mungkin tampak membosankan. Tapi ini hanya sekilas. Melalui tangan seorang manajer dokumen, terutama jika ia adalah satu-satunya yang bertanggung jawab atas manajemen dokumen di perusahaan, semua aliran informasi melewati, ia dapat melacak pekerjaan semua departemen dan memahami mekanisme aktivitas dan pengembangan perusahaan.

Dalam organisasi besar, tanggung jawab spesialis dalam bekerja dengan dokumen biasanya dibagi: desain, pendaftaran, masuk ke dalam database elektronik, kontrol pelaksanaan, penyimpanan dilakukan oleh orang yang berbeda dan bahkan seluruh departemen.

Apa yang perlu diketahui manajer dokumen

Untuk menyusun dokumen yang menyajikan informasi secara ringkas, jelas dan jelas, seorang spesialis harus mengetahui tujuan dan bentuk penyusunan semua jenis dokumen. Untuk mengetahui seperti apa dokumen yang mengikat secara hukum, dokumen itu harus memiliki dasar-dasar hukum.

Karena hari ini sebagian besar dokumen disimpan di media elektronik, dan pertukaran informasi komputer diperlukan, spesialis manajemen dokumen harus memahami perangkat lunak. Ia harus membuat basis data elektronik dan dapat berkomunikasi dengan personel yang melayani sistem otomatis untuk membuat, menyimpan, dan mengirimkan dokumen.

Untuk menyimpan dokumen dalam arsip, seorang spesialis harus mengetahui aturan dan spesifikasi tertentu. Tujuan dokumen dan kerahasiaannya, syarat, kondisi penyimpanan - sesuai dengan kriteria ini, Anda perlu menyortir dokumen dalam arsip, dan kemudian membuat sistem pencarian yang efektif.

Tanggung Jawab Dokumentasi

Tanggung jawab pekerjaan seorang manajer dokumen di suatu lembaga meliputi

- persiapan, akuntansi, penyimpanan, dan pengendalian dokumen;

- sistematisasi alur kerja dan memastikan perpindahan dokumen;

- Organisasi aliran dokumen yang optimal dalam organisasi;

- organisasi penyimpanan dan pengembangan pengklasifikasi dokumentasi;

- penyortiran, pemeriksaan nilai dan transfer ke arsip dokumen dengan masa berlaku yang kedaluwarsa;

- perampingan dokumentasi yang masuk;

- pengembangan bentuk standar dan lembaran dokumen;

- pembuatan basis dokumen dengan pembuatan nomor registrasi dan indeks serta alamat penyimpanan elektronik;

- persiapan bahan-bahan yang diperlukan untuk pertemuan, negosiasi dan pertemuan.

Manajer dokumen terkemuka melakukan tugas resmi, pada kenyataannya, sama, tetapi dengan tanggung jawab yang lebih besar, ditambah memberikan tugas kepada karyawan berpangkat lebih rendah.

Tanggung jawab pekerjaan manajer dokumen di lembaga pendidikan

Seorang manajer dokumen di sebuah lembaga pendidikan harus tahu, di antara tindakan legislatif lainnya, Hukum Federasi Rusia “Tentang Pendidikan”. Karena taman kanak-kanak dan sekolah memiliki staf terbatas, manajer dokumen menggabungkan tugas sekretaris, juru tulis, dan pekerja staf, dipandu oleh rekomendasi metodologis untuk bekerja dengan dokumen di lembaga pendidikan (surat Kementerian Pendidikan Federasi Rusia 02.12.2000 No. 03-51 / 64).

Tugas seorang manajer dokumen di taman kanak-kanak termasuk, antara lain, persiapan kontrak kerja dengan karyawan dan pelaksanaan file pribadi, dan menjaga buku anak-anak. Dia juga bekerja dengan meja registrasi militer dan memelihara dokumentasi yang sesuai jika ada karyawan yang bertanggung jawab militer di institusi tersebut.

Manajer dokumen melengkapi tugas resmi di sekolah dengan menyiapkan rancangan dokumen administrasi tentang pergerakan kontingen dan mengisi file pribadi, menyimpan buku alfabet siswa dan memperhitungkan jam kerja sekolah dari karyawan sekolah, memproses dan memproses transfer file pribadi siswa ke arsip.

Lembaga pendidikan tinggi tidak hanya melakukan kegiatan pendidikan, tetapi juga kegiatan ilmiah.

Tugas seorang manajer dokumen di sebuah universitas membuat seorang spesialis setidaknya secara umum memahami profil fakultas tertentu, karena ia harus menyiapkan dokumen untuk rapat dan rapat dan menyimpan notulen dan percakapan telepon mereka atas nama dekan.

Kualitas pribadi spesialis manajemen dokumen

Perhatian adalah kualitas paling penting dari seorang spesialis dalam bekerja dengan dokumen. Keakuratan, ketelitian, dan tanggung jawab melengkapi daftar kualitas pribadi yang diperlukan untuk bekerja dengan makalah bisnis. Kesalahan dalam data, pelanggaran hukum, kehilangan dokumen dapat sangat merugikan perusahaan ketika menyelesaikan kontrak atau audit personel.

Volume informasi yang bekerja dengan manajer dokumen memerlukan memori yang baik.

Untuk bekerja di bidang apa pun, ia membutuhkan ketekunan dan kemampuan baca tulis ketika bekerja dengan makalah, dan di bidang manajemen personalia - dan kemampuan organisasi, serta kreativitas, dan keterampilan komunikasi.

Menetapkan tujuan yang tepat dan bekerja dengan struktur perusahaan, yang disebut kualitas wirausaha, diperlukan bagi manajer dokumen untuk mengatur alur kerja dan pengklasifikasi yang optimal.

Seringkali di perusahaan kecil manajer dokumen bekerja sendiri. Pengorganisasian diri, disiplin dan pengendalian diri membantu mengorganisasikan pekerjaan yang efektif.

Persyaratan dokumen

Kerangka peraturan yang solid untuk manajemen dokumen membutuhkan pelatihan. Oleh karena itu, ketika merekrut, diperlukan diploma dari institusi pendidikan tinggi atau institusi pendidikan khusus sekunder dalam "Dokumentasi" spesialisasi, "Dukungan dokumentasi dari suatu perusahaan" diperlukan. Ada juga spesialisasi terkait: "Dukungan dokumentasi dalam yurisprudensi" atau "Dukungan informasi perusahaan".

Dokumen legislatif dan anggaran rumah tangga, administrasi, normatif, dan panduan dari badan yang lebih tinggi terkait dengan alur kerja adalah persyaratan umum untuk dokumen yang harus diketahui oleh manajer dokumen. Tanggung jawab pekerjaan memerlukan pengetahuan, atau setidaknya dasar-dasarnya, tentang metode analisis, penelitian, desain, implementasi, dan pengembangan sistem dokumentasi, pada desain dan pengoperasian sistem kontrol otomatis; organisasi pengarsipan dan pemrograman dasar.

Keuntungan dan kerugian dari profesi manajer dokumen

Profesi seorang manajer dokumen bersifat universal. Ijazah dan pengetahuan dalam bidang spesialisasi memungkinkan lulusan untuk bekerja di organisasi mana pun, karena alur kerjanya ada di mana-mana. Ini adalah keunggulan utama dari profesi ini.

Keuntungan kedua dapat dianggap sebagai kesempatan untuk bekerja sebagai administrator, arsiparis, juru tulis, asisten sekretaris, manajer kantor, asisten manajer, dan bukan hanya manajer dokumen.

Nilai tambah ketiga adalah, meskipun pekerjaannya tampak rutin, manajer dokumen berada di pusat arus informasi dalam organisasi dan memiliki hampir semua rahasia. Terkadang, selain manajemen senior, ia adalah satu-satunya pemilik rahasia ini.

Pengalaman kerja dan semangat kewirausahaan memungkinkan manajer dokumen untuk mengatur bisnisnya sendiri untuk penyediaan layanan informasi, jika diinginkan.

Keuntungan dari profesi ini termasuk bekerja di kantor dalam kondisi yang baik, terlepas dari profil perusahaan dan jadwal kerja yang ketat.

Kerugian dari profesi dokumenter adalah keseragaman dan, yang paling penting, tanggung jawab besar.

Di mana manajer dokumen dapat bekerja?

Karena manajer dokumen yang telah menerima pendidikan di profil mereka dapat bekerja dengan semua jenis dokumen (akuntansi, personel, ilmiah dan teknis), mereka dapat diminati di berbagai organisasi:

- dalam otoritas, baik lokal maupun negara;

- di badan manajemen departemen;

- dalam layanan arsip dan dokumenter teknik dan desain, lembaga penelitian, dalam perawatan kesehatan, arsip, perpustakaan dan museum, struktur penegakan hukum;

- dalam layanan administrasi dan departemen struktur komersial: dokumen, manajemen kantor, manajemen personalia;

- dalam bisnis pengembangan sistem informasi, konsultasi dokumentasi, audit keamanan informasi.

Pertumbuhan karir seorang manajer dokumen tergantung pada tempat kerja. Dalam struktur besar, ia dapat naik ke manajer urusan, dalam jumlah kecil - menjadi asisten manajer. Puncak karier manajemen dokumen dapat dianggap sebagai persiapan dokumen untuk Pemerintah dan Presiden Federasi Rusia.