Deskripsi pekerjaan seorang manajer kantor dengan fungsi sekretaris: fitur dan persyaratan

Bahkan dengan staf kecil, termasuk hanya kepala perusahaan dan karyawannya, diperlukan karyawan yang bertanggung jawab, yang akan menjadi kekuatan pengorganisasian, yang dapat mengarahkan dan mengendalikan proses kerja - ide ini menentukan teks deskripsi pekerjaan dari manajer kantor.

Posisi seperti itu membutuhkan pelamar untuk memiliki seperangkat keterampilan khusus dan pendidikan yang sesuai, serta kemampuan untuk berinteraksi dengan orang-orang. Namun, daftar persyaratan ini tidak terbatas.

Uraian Tugas

Sudah pada tahap melamar suatu posisi, seorang kandidat dapat membiasakan diri dengan tindakan normatif yang mengatur hak-haknya, tugas dan bidang tanggung jawab dalam suatu perusahaan. Dokumen semacam itu disebut deskripsi pekerjaan. Ini terdiri dari lima bagian utama:

1. Ketentuan Umum Mereka mengandung semua informasi organisasi: nama perusahaan, posisi yang dipegang, dan unit struktural tempat perusahaan itu berada. Ini juga menunjukkan subordinasi, prosedur untuk mengisi posisi dan pemberhentian, serta persyaratan pendidikan dan kualifikasi.
2. Tugas Bagian ini berisi daftar tanggung jawab karyawan, serta cara menerapkannya.
3. Hak-hak karyawan, yaitu, semua fitur tambahan yang berkontribusi pada kinerja tugas yang efektif.
4. Sebuah tanggung jawab. Sesuai dengan bagian ini, manajemen memutuskan penilaian kualitas tenaga kerja, promosi atau denda.
5. Hubungan. Bagian ini mengatur semua komunikasi dengan unit eksternal dan internal yang mungkin timbul dari karyawan dalam proses menjalankan fungsinya.

Prinsip penulisan deskripsi pekerjaan

Basis normatif untuk persiapan dokumen tersebut adalah Direktori Kualifikasi dari jabatan manajer, spesialis dan karyawan lainnya (1998). Selama pengembangannya, perhatian yang cukup diberikan pada deskripsi posisi dan kondisi bagi karyawan untuk memenuhi tugasnya. Spesifikasi pekerjaan termasuk dalam judul dokumen, misalnya, "Deskripsi pekerjaan sekretaris" (manajer kantor atau kepala akuntan).

Selain itu, jika ada dua posting dengan nama yang sama, tetapi dengan tugas yang berbeda, maka dokumen yang berbeda harus disiapkan yang mencerminkan perbedaan ini. Deskripsi pekerjaan dari manajer kantor petugas personalia memiliki perbedaan tertentu dari tindakan peraturan yang sama untuk sekretaris.

Persyaratan Manajer Kantor

Dengan satu atau lain cara, seorang kandidat untuk suatu posisi harus memimpin orang. Bisa saja hanya beberapa orang di perusahaan kecil atau seluruh staf administrasi di perusahaan besar. Secara alami, pelamar harus pengguna PC yang percaya diri dan dapat bekerja dengan peralatan kantor lainnya (pemindai, printer, atau faks). Manajer kantor sering kali merupakan perwakilan perusahaan, sehingga pidato wajib dan kemampuan untuk menulis surat bisnis merupakan prasyarat. Sangat sering perusahaan mengharuskan karyawan tersebut untuk mengetahui dasar-dasar dokumen dan hukum perburuhan. Kemahiran dalam setidaknya satu bahasa asing masih merupakan keterampilan yang diinginkan, namun, ketika melamar perusahaan besar, ini sudah menjadi salah satu persyaratan wajib.

Dalam beberapa kasus, manajer kantor harus menggabungkan tugasnya dengan fungsi karyawan lainnya. Ini mengarah pada peningkatan keterampilan yang diperlukan. Jadi, seorang manajer kantor dengan fungsi akuntan harus memiliki pendidikan yang sesuai dan memiliki program khusus.

Tanggung jawab utama

Deskripsi pekerjaan khas seorang manajer kantor dengan fungsi sekretaris meliputi item-item berikut:

• memproses surat, baik yang masuk maupun yang keluar; redistribusi mereka di dalam perusahaan;
• kontrol atas waktu pemenuhan kewajiban berdasarkan kontrak dan perjanjian;
• melakukan panggilan keluar dan menerima;
• bekerja dengan klien dan perwakilan perusahaan mitra;
• memantau ketersediaan alat tulis yang diperlukan;
• memelihara peralatan kantor dalam kondisi kerja dan memanggil spesialis jika terjadi kerusakan;
• distribusi waktu dalam jadwal kerja (dalam beberapa kasus untuk kepala);
• pengorganisasian acara yang diperlukan (rapat, konferensi, perjalanan bisnis, pesta perusahaan);
• pertemuan logging;
• memperbarui dan mengisi kembali konten segar di situs perusahaan.

Daftar ini hanya mencakup persyaratan dasar. Barang-barang lain dapat ditambahkan sesuai dengan spesifikasi kontrak kerja yang telah disepakati. Deskripsi pekerjaan manajer kantor dengan fungsi petugas personalia, misalnya, mengharuskan karyawan untuk menyimpan dan menyediakan semua dokumentasi akuntansi tepat waktu atau mengganti kepala departemen personalia jika dia tidak ada.

Tanggung jawab tambahan

Selain fungsi utama, uraian tugas manajer kantor berisi daftar tanggung jawab yang berbeda, yang dapat bervariasi tergantung pada arah perusahaan. Seorang manajer kantor mungkin diharuskan untuk bekerja dengan otoritas administratif, yaitu, memperoleh izin untuk melakukan perdagangan, membuka cabang perusahaan atau anak perusahaan, dll.

Salah satu tugas yang paling penting adalah manajemen aktual perusahaan tanpa adanya direkturnya. Tentu saja, ini hanya mungkin jika karyawan telah memantapkan dirinya sebagai orang yang bertanggung jawab dan dapat diandalkan untuk diandalkan. Selain itu, deskripsi pekerjaan manajer kantor sering berisi klausul tentang perlunya menyusun surat kuasa umum. Dokumen semacam itu mungkin diperlukan, misalnya, untuk menerima kiriman surat yang sangat penting.

Persyaratan informal

Perusahaan besar biasanya memungkinkan untuk membiasakan diri dengan contoh deskripsi pekerjaan dari manajer kantor untuk kandidat untuk posisi ini, sehingga mereka sepenuhnya menyadari daftar persyaratan dan tanggung jawab.

Tetapi bahkan ketika melihat kekuatan seperti itu, pemohon harus memahami bahwa ia tetap menjadi salah satu dari banyak karyawan perusahaan. Dalam hal ini, seseorang tidak boleh lupa tentang apa yang tidak dijabarkan dalam deskripsi pekerjaan. Seorang manajer kantor dengan fungsi sekretaris haruslah orang yang memiliki kepekaan waktu untuk dapat mendistribusikannya seperlunya.

Tugas untuk mengatur alur kerja

Persyaratan yang paling penting untuk pekerjaannya adalah efisiensi, sehingga orang yang memegang posisi seperti itu berkewajiban untuk mengkonsumsi bahan kantor secara ekonomis, untuk mengontrol jumlah listrik yang dikonsumsi.

Untuk karyawan lain, manajer kantor bertanggung jawab hampir setara dengan kepala. Berdasarkan hal ini, ia harus memastikan bahwa kondisi kerja sesuai dengan standar sanitasi dan peraturan keselamatan yang berlaku. Akhirnya, dalam pelaksanaan tugas langsungnya, manajer kantor mendapatkan akses ke dokumen rahasia, yang merupakan salah satu persyaratannya adalah penandatanganan perjanjian tentang tidak diungkapkannya rahasia dagang atau informasi lain yang dapat membahayakan posisi pasar perusahaan.

Hak Manajer Kantor

Tentu saja, kinerja sejumlah tugas semacam itu memungkinkan seorang karyawan untuk menggunakan hak-hak khusus. Mereka juga dijabarkan dalam deskripsi pekerjaan manajer kantor. Inti dari beberapa dari mereka, seperti kemampuan untuk mengakses informasi rahasia, berasal langsung dari kebutuhan untuk memenuhi tanggung jawab pekerjaan mereka. Lainnya terkait dengan hak istimewa kekuasaan. Jadi, manajer kantor memiliki hak untuk meminta dari sisa karyawan untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh mereka karena kelalaian dalam dokumen produksi, untuk menetapkan ukuran insentif bagi mereka atau untuk menerapkan hukuman kepada yang lalai.

Seringkali, manajer kantor adalah penghubung antara karyawan dan pembuat keputusan. Posisi seperti itu memungkinkan dia untuk mencapai kondisi kerja yang lebih baik dan menyampaikan harapan kolektif untuk meningkatkan kualitas kerja departemen dan perusahaan secara keseluruhan.

Fitur deskripsi pekerjaan dari manajer kantor departemen penjualan

Manajer kantor telah lama diperlukan dalam perusahaan besar dan tidak terlalu besar, sehingga mereka memerlukan keterampilan khusus untuk mengisi lowongan semacam itu. Kasus umum adalah ketika beberapa manajer kantor dengan fungsi khusus, yang diawasi oleh satu, bekerja di perusahaan yang sama. Deskripsi pekerjaan mereka pada dasarnya bertepatan, tetapi berbeda dalam satu set fungsi tambahan.

Jadi, jika manajer kantor bekerja di departemen penjualan, uraian tugasnya mungkin berisi item seperti:

• mencari titik penjualan baru;
• melacak perubahan dalam struktur permintaan;
• persiapan dokumen pelaporan penjualan sempurna;
• pekerjaan langsung dengan klien untuk menerima pesanan dan pemrosesan selanjutnya;
• bekerja untuk memberi tahu pelanggan tentang kemungkinan perubahan dalam bermacam-macam barang dan perhitungan ulang harga;
• organisasi pertemuan yang diperlukan;
• penandatanganan kontrak untuk penyediaan barang.

Persyaratan lebih lanjut mungkin terkait dengan spesifikasi barang yang ditawarkan oleh perusahaan. Jika perusahaan dikaitkan dengan penjualan real estat, maka tugas manajer kantor dapat mencakup persiapan buklet informasi dan persiapan dokumen spesifik.

Tanggung Jawab Manajer Kantor

Dalam hal tidak terpenuhinya tugasnya, ketika melakukan pelanggaran, termasuk mengungkapkan rahasia dagang, atau melakukan tindakan lain yang merusak citra perusahaan, manajer kantor bertanggung jawab sesuai dengan norma-norma administratif, sipil dan pidana. Jika kerusakan material terjadi pada organisasi, maka hukuman akan dijatuhkan sesuai dengan ketentuan kode tenaga kerja.